Четверг, Ноябрь 22, 2018
bymeПриветствую!

Я - Анастасия Плотникова, живу и работаю в Хабаровске.

Пишу про то, как быть лучше и счастливее. А также про тренерство, про социальные сети и иногда путешествия. Люблю людей и драйв от того, что делаю. Выбирайте, что вам интереснее, всегда рада новым читателям.

 

Хочу поделиться своей «системой» организации работы, которой пользуюсь уже последние несколько месяцев.

Я уже где-то писала, что не бывает одной и той же системы планирования на всю жизнь – она подстраивается под жизненную ситуацию, уровень загрузки и направление самых частых задач. Так вот, моя – о которой я хочу рассказать – уже устоялась настолько, что ей можно делиться.

Система состоит из трех элементов:

1.Настенный календарь на месяц – для общего обзора планов

2.Списки несрочных дел – для того, чтобы знать, что делать, когда все сделал на сегодня

3.Блокнот-ежедневник  - для оперативных записей и планов на каждый день

Как это работает?

Календарь я рисую сама каждый месяц на половинке листа флипчарта. Не нашла такого печатного готового варианта, и сделала сама. Это просто лист, разделенный линиями на недели и на дни. Выходные отделены чертой пожирнее, чтобы мне визуально понимать, что «Настя, завтра выходной!»  Очень удобно, и даже есть пространство для творчества.

систе панир-я 2

Очередной лист рисую за неделю до окончания текущего месяца обычно, когда уже прорисовываются планы на следующий месяц. Первым делом помечаю дежурства мужа и свои уже запланированные тренинги и клубы.

По ходу использования очень удобно вписывать сюда встречи и другую важную информацию, ну и очень наглядно видно, что, где и когда ты делал.

И еще я тут не увлекаюсь разрисовыванием, выделением цветом и прочими излишествами.

Второй инструмент в этой системе – это ежедневник-блокнот. Самое удобное для меня – это ежедневник на кольцах, который можно складывать без ущерба для красоты и функциональности. Но получается такой найти не всегда, и поэтому сейчас у меня обычный ежедневник, благо еще с резинкой-перетяжкой, чтобы не выпадали все важные бумажки и записки.

систе панир-я 4

Ежедневник веду стандартно: на развороте заполняю новым днем только правую страницу. Левая или остается чистой для пометок в течение дня, либо уже заполнена продолжением предыдущего дня. В ежедневнике сильно стараюсь писать только дела на текущий день, но иногда приходится записывать и что-то по ходу, чтобы не забыть. Обычно сходу утром  вспоминается и фиксируется 15-18 дел разной степени сложности и объема.

Очень часто бывает, что план на день постепенно «дорастает» новыми актуальными задачами и плавно превращается в план на 3 дня, а то и на неделю. Бывает, что за день из всего списка сделаешь всего 2 дела, тогда план и превращается в многодневный – так как перепсывать в этой ситуации все незавершенные дела в новый список не вижу никакого смысла.

И третья составляющая системы – это списки несрочных дел.

Это самый молодой «элемент» моей супер-системы, и когда я до него додумалась, все встало на свои места.

Часто по ходу дня я вспоминала еще о каких-то важных и нужных делах, которые надо сделать, и приходилось тоже записывать их в ежедневник. Тогда список на день вполне мог быть длиной в 28 или 35 пунктов, и большая часть этих задач конечно же не делалась. Потом я как-то решила выписать все такие задачи и дела на отдельный лист А4 и повесить на стенку для напоминания. И это сработало!

систе панир-я 3

Обычно там висит по 2 листа и я постепенно вычеркиваю сделанные дела прямо там, не перенося их в ежедневник. И самое радостное, что почему-то эти два листа очень быстро «вычеркиваются», не знаю почему – видимо это магияJ

Вот такая простая, но удобная мне система. Хорошо идет на условия, когд азадач реально много и везде надо успеть, сделать, не забыть. Подумываю вернуться к своему «пицца-плану», про который уже писала, но пока эта система тоже работает хорошо. Может и вам пригодится.

Copyright@ Анастасия Плотникова, июнь 2016 г.

 

P.S. Кстати. У меня завелся видео-блог наконец-то! Теперь меня можно посмотреть! Смотреть тут (это первое видео): https://www.youtube.com/watch?v=Zauj59zo2UI Подписывайтесь!

Мой муж – «батон». И лучшие планы на выходные для него – «батониться».  Поэтому, когда он сказал, что у него скоро отпуск и отпуск этот на целый месяц, я сразу в красках представила «разнообразную» программу действий на это время.

Это я стремлюсь использовать каждую минуту времени, наполнить день впечатлениями, разными активностями, общением, решением каких-то вопросов и т.п. Он в этом плане совсем из другой вселенной, и все эти планы на отпуск – это не для него.

«У тебя есть какие-то планы на отпуск?» - спросила я.

«Нет… Буду батониться» - ответил он.

Как вы понимаете, для меня, работающей мамы с маленьким ребенком, такой ответ – это неправильный ответ.

Поэтому, я накидала мини-план с несколькими обязательными делами по хозяйству на месяц и предложила этот мини-план своему мужу. Он в целом согласился.

А теперь начинается волшебство.

  • Мини-план был записан на большом листе
  • Мини-план был красиво оформлен моими собственными ручками
  • Мини-план был повешен на самое видное место дома – на холодильник
  • Через неделю в мини-плане стали прибавляться задачи, которые мой муж ставил себе САМ!

сила плана мой муж батон

Муж воспринял план как список Личных Боевых Задач («ЛБЗ» - терминология «Танковая»). Дела делались с такой поразительной скоростью, что в какой-то момент я даже поймала себя на мысли, что он стал как я…

В итоге за месяц: в доме починена мебель, ребенок записан в садик, машина прошла техобслуживание, бассейн был посещен 3 раза, и еще сделаны много средних и мелких домашних дел.

Отпуск закончился.

 «Ну и как тебе?» - спросила я его.

«Нормально. С ребенком приходится подстраиваться, чо..» - ответил он.

Планируйте свою жизнь и вовлекайте в это близких. И в вашей жизни случится чудоJ

 

Copyright@ Анастасия Плотникова, март 2015 г.

Вчера провела очередное занятие по тайм-менеджменту в одной хабаровской компании. Разбирали матрицу Эйзенхауэра, и столкнулись с тем, что с ходу не совсем понятно, как эту матрицу использовать в каждодневном планировании. Отсюда и родилась мысль поделиться своим собственным опытом в части адаптации этого прекрасного инструмента для повседневной трудовой реальности.

Я планирую свою работу очень давно. Меняются рабочие места, мои обязанности, направления деятельности, не меняется только одно – вид моего планировщика. Уже много лет это – тетрадка с пружиной формата больше А5 (чтобы в сумку влезала), без дат и дополнительных наворотов. Простая такая тетрадка, я всегда ее ношу с собой.

В нее очень удобно записывать планы и отслеживать, чтобы не потерялись дела. На моей памяти формат планирования в моей этой волшебной тетрадке менялся три раза. Последнее изменение произошло прямо совсем недавно, меньше месяца назад. Собственно, ниже расскажу о каждом из трех способов записи, быть может, какой-то из них вам пригодится.

Способ 1: Две дорожки.

Этот способ я активно использовала, когда работала в прекрасной компании «Евросеть» руководителем учебного центра. В моем подчинении было несколько удаленных сотрудников, плюс каждый день было очень много входящих вопросов/запросов/идей/просьб от коллег или ребят из смежных подразделений.  В общем, информации было много, и важно было ничего не забыть и не упустить в течение дня.

Как работала тетрадочка: лист делился вертикально на две равные части: слева – место для планирования и контроля текущей работы сотрудников, а также для срочных просьб от коллег, которые возникали в течение дня (напомнить, спросить, попросить, проверить, отправить…). Справа – место для моих задач, того, что делаю только я, что входит в мои обязанности и где мне нужен результат для меня. Таким образом, правая «дорожка» обычно не менялась в течение дня (я лишь вычеркивала то, что сделала), а левая – часто в начале дня была полупустая, и заполнялась постепенно с появлением чего-то срочного, что нужно было сделать сегодня. В конце дня, все недоделанное переносилось на следующий день, ну и так далее. Было очень удобно.

Способ 2: Список задач

Этот способ практиковался дольше всех, он появился с того момента, как я перестала работать по найму и начала работать на себя. В этот момент исчезло разделение на личную жизнь и работу, поэтому в тетрадочке, наравне с рабочими задачами начали появляться и записи типа «Заехать к бабушке», «Помыть машину» и «Купить подарок на д/р». Планирование теперь распространялось и на выходные дни, в которые тоже иногда можно было заняться рабочими вопросами.

Работало это следующим образом: каждое утро или иногда каждый вечер предыдущего дня я открывала тетрадку, ставила в верхнем правом углу число и день недели и ниже поочередно записывала то, что нужно сделать. С пункта первого по пункт семнадцатый. Просто все то, что вспоминалось, записывалось по очереди друг за другом. Если в течение дня я вспоминала еще что-то или появлялась какая-то новая задача – она просто записывалась следующим пунктом ниже. Задачи выполнялись не по очереди, а по срочности и важности: я просматривала список, находила дело, которое прям горит (оно могло быть и 4-м пунктом и 12-м), и делала его сейчас. Потом процедура повторялась. Поскольку тетрадка ездила со мной везде, я могла пробежаться по списку в машине, в офисе, в кафе за обедом – напомнить себе, что еще осталось сделать.

По поводу формулировок задач я особо не старалась – главное записать ключевые слова, а не грамматически верно построить предложение. Ну это даже на картинке видно.

3 способа планирования список

Этим способом я пользовалась до последнего времени, пока не стала подозревать, что какая-то часть моих планов и идей все никак не реализуется, потому что я все никак не могу найти для них время. Все время почему-то находятся дела поважнее. Тогда я стала планировать по-другому – третьим способом – все в той же тетрадке.

Способ 3: Пицца-план

В центре листа пишу текущую дату, дальше лист «режу» на 4 «куска» - в каждом «куске» - задачи по одной из сфер моей проф.деятельности и один «кусочек» - для личных дел (они же никуда не делись).

Такой способ помогает вовремя понять, какая сфера «проваливается» (если я, например, пишу туда задачи три дня подряд и ни одной в итоге не вычеркиваю), и самое важное – помогает пересилить себя и сделать хоть что-то одно из каждой сферы. В общем, помогает привести в баланс разные сферы деятельности и жизни, не ныряя с головой в одну и не ущемляя интересов других. И еще так я не могу себя «перезагрузить» - места в кусочке моей планировочной пиццы мало, и больше восьми задач туда уже не запишешь.

3 способа планирования пицца

И еще важный нюанс. В развороте моей волшебной тетрадочки две страницы – левая и правая. Планирую я всегда только на правой – левая остается с утра девственно чистой. Сюда, на левую сторону, в течение дня я записываю идеи, какие-то телефоны и контакты, адреса (где что забрать/куда приехать), делаю простые расчеты, расписываю ручку и т.п.  Поэтому получается, что правая сторона у меня всегда для порядка, а левая – для хаоса и креатива.

А матрица Эйзенхауэра в режиме бумажного планирования будет сильно напоминать мой способ с «двумя дорожками». Напомню, в матрице все дела делятся на срочные-важные (дела А), срочные-не важные (дела С), не срочные-важные (дела В) и не срочные-не важные (дела D). Так вот, отбрасывая дела D, мы получаем в одной колонке дела А и В (отделять авралы от важных, но не горящих дел смысла в данном случае не имеет), а в другой – дела С (как раз это те самые дела, которые вы не планировали, а они все равно появились и их нужно сделать сегодня).

Вот так все просто. Надеюсь, что-то из моих опытов подойдет и вамJ

 

Copyright@ Анастасия Плотникова, ноябрь 2013

веревка обложка

Среди моих клиентов

delrus_0
merilen_1 worldclass_0
atbbank promcvetmet
fond27 oboronenergo
ciseventsgroup 620 320 ГАУ МФЦ Республика Саха Якутия
russdragmet 200 

Последние комментарии

  • Оксана 28.05.2015 10:45
    Трансформация формата - реально крутое решение
     
  • Алексей 11.11.2014 12:18
    Полностью согласен - не надо помогать расти тем, кто расти не хочет. Катастрофически времени не хватает ...
     
  • Kia 13.04.2014 13:21
    I do trust all of the ideas you've presented in your post. They're very convincing and can definitely ...
     
  • Анастасия 26.03.2014 12:44
    Ира, спасибо за продолжение стихотворной формы! Никогда не думала. что так можно предлагать свои ...
     
  • Ирина Токарчук 26.03.2014 11:43
    Как раз сегодня переживала и ДУМАЛА ВЕСЬ ДЕНЬ, что делатьть с сумкой вещей не очень нужных..... ответ ...

Разработка сайта Web-студия Zavodd - разработка сайтов в Хабаровске