Суббота, Апрель 21, 2018
bymeПриветствую!

Я - Анастасия Плотникова, живу и работаю в Хабаровске.

Пишу про то, как быть лучше и счастливее. А также про тренерство, про социальные сети и иногда путешествия. Люблю людей и драйв от того, что делаю. Выбирайте, что вам интереснее, всегда рада новым читателям.

 

Хочу поделиться своей «системой» организации работы, которой пользуюсь уже последние несколько месяцев.

Я уже где-то писала, что не бывает одной и той же системы планирования на всю жизнь – она подстраивается под жизненную ситуацию, уровень загрузки и направление самых частых задач. Так вот, моя – о которой я хочу рассказать – уже устоялась настолько, что ей можно делиться.

Система состоит из трех элементов:

1.Настенный календарь на месяц – для общего обзора планов

2.Списки несрочных дел – для того, чтобы знать, что делать, когда все сделал на сегодня

3.Блокнот-ежедневник  - для оперативных записей и планов на каждый день

Как это работает?

Календарь я рисую сама каждый месяц на половинке листа флипчарта. Не нашла такого печатного готового варианта, и сделала сама. Это просто лист, разделенный линиями на недели и на дни. Выходные отделены чертой пожирнее, чтобы мне визуально понимать, что «Настя, завтра выходной!»  Очень удобно, и даже есть пространство для творчества.

систе панир-я 2

Очередной лист рисую за неделю до окончания текущего месяца обычно, когда уже прорисовываются планы на следующий месяц. Первым делом помечаю дежурства мужа и свои уже запланированные тренинги и клубы.

По ходу использования очень удобно вписывать сюда встречи и другую важную информацию, ну и очень наглядно видно, что, где и когда ты делал.

И еще я тут не увлекаюсь разрисовыванием, выделением цветом и прочими излишествами.

Второй инструмент в этой системе – это ежедневник-блокнот. Самое удобное для меня – это ежедневник на кольцах, который можно складывать без ущерба для красоты и функциональности. Но получается такой найти не всегда, и поэтому сейчас у меня обычный ежедневник, благо еще с резинкой-перетяжкой, чтобы не выпадали все важные бумажки и записки.

систе панир-я 4

Ежедневник веду стандартно: на развороте заполняю новым днем только правую страницу. Левая или остается чистой для пометок в течение дня, либо уже заполнена продолжением предыдущего дня. В ежедневнике сильно стараюсь писать только дела на текущий день, но иногда приходится записывать и что-то по ходу, чтобы не забыть. Обычно сходу утром  вспоминается и фиксируется 15-18 дел разной степени сложности и объема.

Очень часто бывает, что план на день постепенно «дорастает» новыми актуальными задачами и плавно превращается в план на 3 дня, а то и на неделю. Бывает, что за день из всего списка сделаешь всего 2 дела, тогда план и превращается в многодневный – так как перепсывать в этой ситуации все незавершенные дела в новый список не вижу никакого смысла.

И третья составляющая системы – это списки несрочных дел.

Это самый молодой «элемент» моей супер-системы, и когда я до него додумалась, все встало на свои места.

Часто по ходу дня я вспоминала еще о каких-то важных и нужных делах, которые надо сделать, и приходилось тоже записывать их в ежедневник. Тогда список на день вполне мог быть длиной в 28 или 35 пунктов, и большая часть этих задач конечно же не делалась. Потом я как-то решила выписать все такие задачи и дела на отдельный лист А4 и повесить на стенку для напоминания. И это сработало!

систе панир-я 3

Обычно там висит по 2 листа и я постепенно вычеркиваю сделанные дела прямо там, не перенося их в ежедневник. И самое радостное, что почему-то эти два листа очень быстро «вычеркиваются», не знаю почему – видимо это магияJ

Вот такая простая, но удобная мне система. Хорошо идет на условия, когд азадач реально много и везде надо успеть, сделать, не забыть. Подумываю вернуться к своему «пицца-плану», про который уже писала, но пока эта система тоже работает хорошо. Может и вам пригодится.

Copyright@ Анастасия Плотникова, июнь 2016 г.

 

P.S. Кстати. У меня завелся видео-блог наконец-то! Теперь меня можно посмотреть! Смотреть тут (это первое видео): https://www.youtube.com/watch?v=Zauj59zo2UI Подписывайтесь!

Когда-то, на заре вольной работы в статусе руководителя своей компании, я думала не так. Тогда выходные для меня были дополнительными двумя днями преимущества, в которые я могла сделать марш-бросок и завершить все незавершенные дела. А еще они для меня были моментом вдохновения, спокойного творчества и временем вхождения в "поток".

Это на самом деле было удобно - можно было не убиваться в рабочую неделю и совмещать работу с личными делами, ведь я знала, что в запасе у меня есть эти два дня - дни, когда я все доделаю.

Но эта схема оказалась такой радужной только в моем представлении.

На деле же получалось, что в субботу ты встаешь позже, чем обычно в будни, потом идешь что-то готовить на кухню (в выходные надо же побаловать мужа завтраком, приготовленным с любовью, а не на скорую руку). Потом - надо поставить стирку, что-то там убрать, что неубрано со вчера. А тут - телевизор, по нему идет что-то интересное, и "ведь я заслужила немного отдохнуть" - залипаешь на Муз-ТВ на час-полтора. Потом наконец-то поднимается муж, ест мой уже остывший завтрак, я немного раздражена и уже готова куда-то ехать по делам. Но мужу надо поесть, потом переварить, потом немного отдохнуть.

Когда он готов куда-то ехать, наступает время обеда, и надо что-то приготовить и поесть. Это отнимает еще час-полтора, и вот мы уже готовы ехать оба. Выясняется, что неплохо бы увидеться еще с друзьями, с которыми не виделись уже давно, или может сходить в кино. Пока сыр-бор то да сё, пока со всеми встретились и в кино сходили - вот и вечер, а тут ужин, телевизор и вообще на улице темно и все закрыто. И настроения и вдохновения работать как-то уже нет. Да и смысл начинать, все равно скоро спать. Лучше высплюсь сегодня, а завтра уже, в воскресенье, поработаю.

Но наступает воскресенье, и в воскресенье мы едем на дачу помогать родителям, потому что, раз один день отдыхали, второй день надо заняться общественно полезным трудом. Съездили-приехали- у меня снова нет настроения работать, снова вечер.

В итоге что-то срочное делаю уже ночью с воскресенья на понедельник.

Была и другая схема - когда я заранее предупреждала, что мне надо поработать на выходных, и мы планировали день так, чтобы я занималась своими делами, а муж своими. Тогда работа, конечно, делалась, но выходные по сути превращались в такой же рабочий день, только что телефон не разрывался от обычных будничных звонков.

И в какой-то момент я поняла, что все это ерунда.

И так в моей голове всегда живет моя работа, и я думаю о ней 24 часа 7 дней в неделю. А работая в выходные, я на полную катушку включена в рабочий процесс, и не могу нормально провести время с семьей. Все время давят мысли, что в это время я могла бы делать что-то полезное по работе. Короче, в итоге всей этой "оптимизации" - только мое недовольство и состояние измотанности.

И тогда я решила, что выходные должны быть выходными.

В выходные я даже не планирую работать. Почта у меня открыта, конечно, всегда на домашнем компьютере, и я вижу письма, приходящие в субботу и воскресенье, часто сразу же. Но у меня есть право на них не отвечать до понедельника, и я этим правом пользуюсь.

Стараюсь пользоваться. Делаю над собой усилие и говорю "Настя, закрой почту".  Всегда извиняюсь за беспокойство в выходные, если звоню своим сотрудникам в эти дни. Потому что выходные - это время восстановиться и набраться сил. А не посадить свою батарейку намертво.

И я, если честно, всегда очень рада пятнице, потому что наконец-то будет законный "передых" в еженедельном забеге. Немного досадно, что нельзя будет что-то дорешать с подрядчиками в это время, но ничего - потерпим пару деньков. И потом с новыми силами и свежей головой - в бой и в радостные будни.

Привет, рабочая неделя!

Copyright@ Анастасия Плотникова, май 2016 г.

Весь последний год у меня - экзамен по тайм-менеджменту. Причем практический,  на реальных кейсах, и без намека на теорию. Жизнь проходит  в таких условиях, что хочешь-не хочешь, а организовывать себя и окружающих под себя надо.

Например, продуктивного рабочего времени в сутки у меня часа 2. Это время, когда ребенок спит, и я могу сделать что-то требующее сосредоточенности или тишины. Еще примерно 3 часа времени в день - это возможность делать что-то "вполуха" - писать сообщения в фэйсбук, звонить, думать о новых проектах, обсуждать идеи с коллегами. Итого максимум 5 рабочих часов в сутки в лучшем случае.

Сейчас я уже втянулась в ритм, а поначалу было сложно.

  • Напишу себе план из 12 пунктов, а к концу дня вычеркну только один...
  • Запланирую встречу, а потом переношу ее по восемь раз...
  • Соберемся планериться, а связь отвратительная и ничего не слышно...
  • Нужно быстро куда-то заехать, а машины нет...
  • Спать хочется очень, а еще кучу дел надо переделать, которые завтра уже будет поздно...

и так далее.

На «перестройку» режима ушло порядка двух месяцев. Помог обширный багаж знаний и практики по теме организации времени. Сейчас я продуктивна, меня не надо дополнительно мотивировать, я самомотивирующаяся машина.

Но так было не всегда и так будет не всегда. Скоро ребенок пойдет в детский сад, и придется перестраиваться снова. Если вас тоже сейчас "штормит" (новая работа, новый статус, новое место жительства, изменение семейных или жизненных обстоятельств, неожиданное пополнение в семье и т.п.), то имейте ввиду, что:

1. Изменения в жизни - это всегда определенная доля хаоса в организации личного времени. Появились новые обязанности или условия, к которым вы еще не привыкли и с которыми не научились правильно справляться. Научитесь, и чем интенсивнее "обстоятельства", тем быстрее.

2. Мы не обязаны быть продуктивными и эффективными в каждую отдельную единицу времени. Мы же не роботы. Иногда мы можем накапливать или восстанавливать силы, отвлекаться или переключаться, чтобы потом вернуться и сделать рывок.

3. Нет ничего хуже, чем корить, ругать и стыдить себя за то, что не успел, проспал, забыл, не сделал. Факт уже свершился. Думай, как исправлять, если это важно, и забудь - если это не важно. В период адаптации и притирки к новым условиям поблажки самому себе - это обязательный элемент.

4. Четкое определение приоритетов спасает от постоянных сомнений по поводу принятых решений и совершенных действий. Определитесь, что сейчас самое важное для вас и подстраивайте под этот приоритет все остальное.

5. Прислушивайтесь к себе и обращайте внимание на свое самочувствие - сейчас это самый уязвимый компонент системы. Если перестараться и стремиться быть везде молодцом на первом месте - можно "слечь" на неделю или доработаться до нервного срыва. Так работает функция самосохранения у организма.

6. Помните, что все наладится, даже если кажется, что этого не произойдет никогда.

7. Если вы что-то читали, где-то слышали и у кого-то учились тайм-менеджменту и личной самоорганизации - самое время поднять конспекты и освежить память. Все ранее читанное и узнанное может быть легко и просто применено на практике, ведь сейчас время действовать, а не учиться.

8. Ежедневник как место записи всех необходимых дел, идей и телефонов просто незаменим, когда на память рассчитывать не приходится. Просто носите его везде с собой, это отлично работает.

Вот это наверно самое главное, когда все меняется, и ты пытаешься найти себя и заново простроить систему взаимоотношения с людьми и делами. Не бывает 100% работающих техник и методик, бывают условия, при которых работает что-то одно и не работает что-то другое. И чем больше знаешь, умеешь и пробовал, тем больше вероятность, что адаптационный период пройдет быстрее и безболезненнее. Проверяла на себе все это уже не раз.

Берегите себя и успехов!

Copyright@ Анастасия Плотникова, сентябрь 2015 г.

веревка обложка

Среди моих клиентов

delrus_0
merilen_1 worldclass_0
atbbank promcvetmet
fond27 oboronenergo
ciseventsgroup 620 320 ГАУ МФЦ Республика Саха Якутия
russdragmet 200 

Последние комментарии

  • Оксана 28.05.2015 10:45
    Трансформация формата - реально крутое решение
     
  • Алексей 11.11.2014 12:18
    Полностью согласен - не надо помогать расти тем, кто расти не хочет. Катастрофически времени не хватает ...
     
  • Kia 13.04.2014 13:21
    I do trust all of the ideas you've presented in your post. They're very convincing and can definitely ...
     
  • Анастасия 26.03.2014 12:44
    Ира, спасибо за продолжение стихотворной формы! Никогда не думала. что так можно предлагать свои ...
     
  • Ирина Токарчук 26.03.2014 11:43
    Как раз сегодня переживала и ДУМАЛА ВЕСЬ ДЕНЬ, что делатьть с сумкой вещей не очень нужных..... ответ ...

Разработка сайта Web-студия Zavodd - разработка сайтов в Хабаровске